Kigondoljuk, hogy miért jó ha minden le van írva. Sokszor fel fogjuk tenni a kérdést nem kidobott idő-e amit a folyamat leírással töltünk. Elég jól ki vannak-e dolgozva az üzleti folyamatok. Sokszorosan meg fog térülni ha jól kidolgozzuk az üzleti folyamatokat. A legtöbb magyar cég nem foglalkozik ezzel, lepéselőnybe kerülhetünk velük szemben ha mi időt fordítunk rá.
Milyen formában digitalizáljuk az üzleti folyamatokat?
A legelső gondolatunk, hogy nyitunk egy akármilyen szöveg szerkesztőt és elkezdjük lejegyzetelni, hogy mit csinálunk a munkanapunk alatt. Persze ez kezdő lépésnek jó, de az így felhalmozott tudást kereshető és strukturáltan tárolható formába kell önteni. Szerencsés ha fel tudunk telepíteni egy Wiki szoftver valahová, amit mindenhonnan elérünk. Ez akár lehet a saját laptopunk, de szerencsésebb ha egy dedikált helye van ennek. A legtöbb tárhely szolgáltatónál lehetőség van egy aldomainra installálni az ilyen szoftvereket. Például a tudástár.cégem.hu címen elérhető lesz. De saját szerverre is telepíthetjük.
A kiválasztásban is tudunk segíteni. Inteross.hu
Hogyan definiáljunk folyamatokat?
Szóval már van hely ahol majd minden munkavállaló vagy akár partner eléri a folyamat leírásainkat. Már csak a struktúrát kell kialakítani. Érdemes különbséget tenni az onboarding, munka és üzleti folyamatok közt és ezt leképezni a struktúrában. Így majd a jogosultságokat is jobban fogjuk tudni kiosztani az egyes folyamatokhoz. A szalagon dolgozó munkaerőnek, nem kell az értékesítő folyamataihoz hozzáférni és fordítva, viszont a cafeteria leírásokhoz mindenkinek egyenlő hozzáférést kell biztositani.
Ha az előző lépésben a megfelelő szoftvert választottuk ezt könnyűszerrel kordában tudjuk tartani. De mindenkinek kell jog ahhoz, hogy a területéhez tartozó folyamat leírásokat akár frissíteni is tudja.
Az a jó leírás ami tömör, egyértelmű és mindenki ugyanazt érti belőle. Kerülni kell a félreérthető megfogalmazásokat, a területhez tartozó szakzsargont is, ha más területen dolgozó munkatárs is dolgozik a leírásból. Nagyszerű ha az IT-s kollégák értik, hogy mit kell és hogyan kell feltelepíteni a gépre, hogy elérjük a számlázó programot. De ha az az ember nem akinek ki kell állitani a számlákat nem, akkor semmit nem ért a leírás. Érdemes átküldeni minden leírást az úgynevezett „nagymama teszt”-en. Jó ha külső szemlélő is átolvasta a leírásunkat és érthető számára is, hogy mit és hogyan kell abból elvégezni. Lehet erre akár szakembert felfogadni aki gyakorlott szövegíró, hogy mindenki számára érthető megfogalmazást adjunk az alkalmazottak kezébe.
Miért kell az üzleti folyamatokat leírni?
Gondoljunk bele, mennyi hiba lehetőséget teremtünk ha mindig szóban adjuk át a csapatunknak az adott folyamatot. Információk vesznek el, kerülnek hozzá, hibás lesz az átadás. Ezt a sok fejfájást, de legfőképpen pénzügyi és időbeli veszteséget tudjuk kiküszöbölni a jó folyamat leírásokkal. Minden alkalmazott ugyanazt a pontos információhalmazt kapja meg a munkavégzéshez. Csökken a betanulási folyamatra fordított idő, gyorsabban lehet önálló feladatot rábízni az új munkavállalónkra. Nem lesz félreértés a többi kollégával.
Bizonyos folyamat leírásokat az alvállalkozóink részére is biztosíthatunk, elkerülhetjük egy esetleges új alvállalkozói csapat máshogyan értelmezi a minőségi követelményeinket. Ezáltal akár csorbulhat a minőség is amit a cégünk kiszállít a partnereinknek. A jól definiált üzleti és munkafolyamatok biztosítják, hogy a szolgáltatásunk vagy termékünk mindig a legjobb minőségben kerüljön az ügyfeleink elé.
Összegzés
Látható, hogy mennyi pénz és nem utolsó sorban időt tudunk megspórolni, ha megfelelően definiáljuk a folyamatokat. Segíthetnek a folyamatos minőség fenntartásában. Ne sajnáljuk az energiát a folyamatok leírására. A későbbiekben ezerszeresen fog megtérülni.
Image by GraphiqaStock on Freepik